Vastgesteld door het bestuur van stichting WCHS
Datum: 12/02/2026
Plaats: Leeuwarden
Versie: 1.0
1. Bestuur en beheer
1.1 Beheer van middelen
Het beheer van bankpassen, pincodes en andere financiële middelen ligt bij de penningmeester en één door het bestuur aangewezen bestuurslid.
- Pincodes en passen worden niet gedeeld met derden.
- Gebruik vindt uitsluitend plaats voor geaccordeerde activiteiten of kosten van de stichting.
- Het bestuur blijft eindverantwoordelijk voor alle financiële handelingen.
Indien het pand of inventaris wordt gehuurd of geleased, gebeurt dit op basis van schriftelijke overeenkomsten en, waar nodig, met passende verzekeringen.
2. Organisatiestructuur
2.1 Toetreding bestuursleden
Nieuwe bestuursleden worden benoemd volgens de statuten.
Gebruikelijke procedure:
- Aanmelding kandidaat.
- Kennismaking in bestuursvergadering.
- Evaluatie door bestuur.
- Besluitvorming door het bestuur.
- Officiële benoeming.
Het bestuur kan een VOG of andere relevante informatie vragen indien de functie daarom vraagt.
2.2 Zittingsduur
Er is geen sprake van een vaste aftreedcyclus of zittingsduur voor bestuursleden. Bestuursleden blijven in functie zolang zij dit wensen en het bestuur hierin geen aanleiding ziet tot wijziging, conform de statuten van de stichting.
2.3 Samenstelling bestuur
Het bestuur bestaat uit:
- een voorzitter
- een secretaris
- een penningmeester
- eventueel algemene bestuursleden
Alle bestuursleden hebben een gelijk stemrecht.
Besluitvorming vindt plaats op basis van meerderheid van stemmen.
2.4 Ondersteunende organen
Het bestuur kan, indien nodig, ondergeschikte organen instellen ter ondersteuning van activiteiten, projecten of specifieke taken.
Deze organen:
- werken onder verantwoordelijkheid van het bestuur
- hebben geen zelfstandige beslissingsbevoegdheid richting externe partijen
- handelen binnen de kaders die het bestuur stelt
Het bestuur blijft te allen tijde eindverantwoordelijk.
2.5 Vergaderingen
Het bestuur vergadert:
- regelmatig, minimaal één keer per jaar
- of zo vaak als nodig
Bestuursleden kunnen agendapunten aandragen via de secretaris of voorzitter.
3. Vrijwilligers en afspraken
3.1 Toelaten vrijwilligers
Het bestuur kan vrijwilligers:
- toelaten
- weigeren
- of later alsnog uitsluiten
Dit gebeurt bij voorkeur met opgaaf van redenen, tenzij dit de privacy van betrokkenen schaadt.
3.2 Identificatie en gedragscode
Iedere vrijwilliger:
- toont een geldig identiteitsbewijs aan een bestuurslid of aangewezen persoon
- ondertekent de gedragscode
- kan, indien nodig, een VOG moeten aanvragen
Het bestuur beoordeelt eventuele relevante antecedenten.
3.3 Minimumleeftijd
- Ondersteunende taken: vanaf 14 jaar
- Zelfstandige of verantwoordelijke taken: vanaf 16 jaar
Het bestuur kan gemotiveerd afwijken van deze leeftijden.
3.4 Vertrouwenspersonen
De stichting benoemt:
- minimaal één vertrouwenspersoon
- bij voorkeur één interne en één externe vertrouwenspersoon
De externe benoeming kan ook worden gedelegeerd aan een externe organisatie die in collectieve hoedanigheid vertrouwenspersonen aanwijst en beschikbaar stelt voor organisaties zoals de stichting.
De vertrouwenspersoon:
- handelt volgens het meldprotocol
- kan zelfstandig advies geven of actie ondernemen
3.5 Omgangsregels
Vrijwilligers respecteren:
- de gedragscode
- het huisreglement
- de waarden van de stichting
Het bestuur verstaat hieronder:
- Iedereen wordt met respect behandeld.
- Discriminatie is niet toegestaan.
- Grenzen van anderen worden gerespecteerd.
- Er wordt geen misbruik gemaakt van machtsposities.
- Pesten, roddelen, bedreigen of geweld is niet toegestaan.
- Ongewenste lichamelijke of seksuele aandacht is verboden.
- Vrijwilligers laten minderjarigen of kwetsbare personen niet alleen in risicovolle situaties.
- Problemen worden gemeld bij een verantwoordelijke of bestuurslid.
3.6 Alcohol, drugs en roken
- Gebruik van drugs is verboden in en rond het gebouw.
- Alcoholgebruik kan alleen plaatsvinden met toestemming van het bestuur en binnen de regels van de activiteit.
- Roken is alleen toegestaan op aangewezen plaatsen buiten het gebouw.
3.7 Maatregelen bij overtreding
Bij overtreding van regels kan het bestuur:
- een waarschuwing geven
- iemand tijdelijk of permanent uitsluiten
- toegang tot activiteiten of het gebouw ontzeggen
3.8 Verzekering
Vrijwilligers zijn tijdens activiteiten verzekerd via de gemeentelijke vrijwilligersverzekering.
Niet verzekerd zijn:
- opzettelijke schade
- handelen buiten opdracht of toestemming van de stichting
In die gevallen is de veroorzaker zelf verantwoordelijk.
3.9 Geheimhouding
Informatie die door het bestuur als vertrouwelijk wordt aangemerkt:
- wordt niet gedeeld met derden
- tenzij daar toestemming voor is gegeven
Dit geldt voor:
- activiteiten
- vergaderingen
- persoonlijke gegevens van gasten of vrijwilligers
3.10 Ondersteuning door het bestuur
Het bestuur spant zich in om vrijwilligers:
- te ondersteunen
- te voorzien van faciliteiten
- te helpen bij het uitvoeren van activiteiten
Voor zover dit past binnen de doelstellingen en middelen van de stichting.
4. Financiën
4.1 Declaraties
Vrijwilligers kunnen kosten declareren volgens afspraken van het bestuur, bijvoorbeeld:
- reiskosten
- telefoonkosten
- materiaalkosten
- vergaderkosten
Declaraties:
- worden beoordeeld door de penningmeester
- moeten redelijk en noodzakelijk zijn
- kunnen worden geweigerd met motivatie
4.2 Controle
De stichting kan zich laten bijstaan door een extern administratiekantoor en/of accountant voor jaarlijkse of periodieke controle van de financiële stukken indien daar aanleiding toe bestaat.
5. Communicatie en public relations
5.1 Contact met media
Contact met media verloopt via het bestuur of een aangewezen woordvoerder.
5.2 Schriftelijke communicatie
Officiële externe communicatie:
- verloopt via het bestuur
- wordt verzonden door de secretaris of gemachtigde
6. Wijzigingen en publicatie
6.1 Wijzigingen
Het huishoudelijk reglement kan worden aangepast door een bestuursbesluit met meerderheid van stemmen.
Wijzigingen worden:
- rechtstreeks gecommuniceerd aan direct belanghebbenden in specifieke gevallen
- algemeen gepubliceerd op de website
- ter inzage gelegd in het wijkcentrum
6.2 Publicatie
Het reglement:
- wordt gepubliceerd op de website
- is digitaal beschikbaar voor vrijwilligers
- wordt waar nodig zichtbaar gemaakt tijdens activiteiten
7. Bijlagen
Onderdeel van dit reglement zijn:
- Gedragscode
- Klachten- en meldprotocol
- Vrijwilligersovereenkomst
- Aanstellingsbeleid
- Contactgegevens vertrouwenspersonen
Vaststelling
Versie: 1.0
Vastgesteld door het bestuur van stichting WCHS
Datum: 12/02/2026
Plaats: Leeuwarden